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提高效率、节省时间的十五法则


来源:学习力教育智库 文章作者:佚名 点击数:

 

  时间管理是一种习惯,也是一种心态。

  举凡有成就的管理人都有四个共通的特性,即①明确的目标,②积极的态度,③自我激励,④良好的时间管理。做好时间管理,亦就是做对的事情,把事情做对。要把时间管理好,就是要坚持你的既定目标,永不放弃。

  法则一:制定时间管理计划
  ①计划每月、每周、每日的行程表,在计划上所花的每件事将在实际操作中节省至少3个小时,而且效果会更好。
  ②设定每项活动的完成期限或跟进日期。
  ③制定应急措施,帮助应付意外情况。

  法则二:养成快速的节奏感:不仅提高效率,节约时间,也能给人以良好的作风印象。

  法则三:学会授权

  法则四:高效的会议技巧

  法则五:养成整洁、有条理的习惯
  ①据统计,一般公司职员每年要把6周时间浪费在寻找乱堆乱放的东西上面。
  ②保持桌面整洁,桌面上只放当天要用的文件和物品,其他所有文件,物品按固定位置存放,要用时才拿出来。
  ③建立良好的文书档案系统,方便存档及查阅。  

  法则六:专心致志,有始有终
  ①不要让突然而来的想法、主意,影响手头上的工作,应把它记录下来,在方便的时候再考虑。
  ②尽量完成一项工作才开始另一项,切忌有头无尾。
  需时较长的重要项目,应安排大块完整的时间,避免时断时续的工作方式。一是停顿下来费时,二是重新工作时,还需要花时间来调整情绪、思路和状态,才能在停顿的地方接下去干。   

  法则七:简化工作流程
  ①消除不必要的任务或步骤。
  ②合并某些任务或步骤。
  ③同步进行两项或更多的任务或步骤。
  ④将任务或步骤进一步细分。
  ⑤重新安排工作流程,使用更有效的工作方法。

  法则八:一次做好,次次做好
  ①所有文件、资料只经手一次便处理好,可以采取以下行动之一:
   A.归档 B.执行 C.传阅 D.废弃
  ②切记阅读后不做处理,留待下次再阅读、再处理的重复工作。
  ③保证工作的质量,避免返工带来的浪费。

  法则九:克服拖延、现在就做
  ① "人并不是因为跑得不快而赶不上火车的,而是因为出发晚了才赶不上的。"
  ②应做而未做的事务不断给人压迫感,拖延者心头不空,因而时常感到时间的压力,使人心力交瘁,浪费了宝贵的时间。
  ③克服拖延的技巧,设定完成日期,制定具体的计划。
  ④安排跟进,设立奖励。

  法则十:当日事当日毕
  制定每日的工作时间表,每天都将目标、结果日清日新。

  法则十一:善用零散时间
  ①滴水成河,用"分钟"来计算时间的人,比用"小时"来计算的时间的人,时间多59倍。
  ②零散的时间可用来从事零碎的工作。例如坐车、等人时,就可以学习、思考、阅读、更新工作日程、简短地计划下一个行动等等。
  ③没有利用不了的时间,只有自己不利用的时间。

  法则十二:利用节省时间的工具
  ① 电话、电子邮件、传真、语音系统、电脑等。
  ② 使用电话时应开门见山,长话短说;打电话前应先列出讲话要点,以免遗漏。
  ③ 需要向一个以上的人传递信息时,应采用电子邮件,以避免重复浪费时间。
  ④ 提高使用日常电脑软件的技巧。

  法则十三:高效的阅读法
  ①有目的地阅读。
  ②快速略读和重点详读相结合。
  ③归纳要点,在书上标记或记笔记。
  ④切忌逐字阅读。
  ⑤简化办公室的传阅资料。

  法则十四:高质高效的睡眠
  ①培养随时随地入睡的能力。
  ②注重睡眠质量,不要只注重时间长短。
  ③利用白天瞬间睡眠,保持旺盛精力。
  ④心理训练,自我暗示与身心放松。

  法则十五:终生学习
  通过学习提高本身的技能是提高效率的捷径。
  ①长期自学,定期参加各种研讨会。
  ②多方面搜集与专业有关的信息,更新自己的知识结构
  ③养成终生学习的习惯。


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